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2022 最適合協作的雲端文書軟體——解鎖 Google Docs 必學的 10 個技巧

By 2022年8月31日 No Comments

傳統的文書處理軟體,一次只能有一位編輯者,想要跟同事協作,還要先透過 USB 轉給同事,不同人改過的不同版本又要分開存檔,有夠麻煩!有沒有更方便團隊協作的文書整理方法呢?

走在技術前沿的 Google,為企業提供一套能在雲端編輯文件的文書處理器— Google 文件 (Google Docs),在任何裝置上都能即時建立及協作處理線上文件。

本篇文章將介紹十個實用的 Google Docs 使用技巧,讓你的文書處理工作省下大把時間,工作效率大大提升!

開啟新文件的超省時祕技

開一個新的 Google 文件其實只要幾秒鐘?

一般要開啟一個新的 Google 文件,都會先開 Google Drive,然後再建立一個 Google 文件檔。但是這裡其實有個可以秒開啓 Google Docs 的小祕訣,那就是在瀏覽器的網址列,直接輸入「doc.new」或「docs.new」,就可以自動打開一個新的 Google Docs文件。是不是很方便!

圖片來源:Google Chrome截圖

輸入「@」:文書界的萬用鍵

一打開 Google 文件,會看到一行提示「輸入 @ 即可插入項目」,這是什麼意思呢?Google Docs 的使用者,第一個一定要認識的,就是這個厲害的萬用鍵!只要在文件任一處,輸入「@」符號,就能開啓一串智慧選單。

圖片來源:Google Docs 截圖

它可以用來標記其他同事、建立文件/簡報/試算表、日曆活動、會議記錄、e-mail 草稿、圖片、超連結、標題,或是新增用來追蹤專案的項目與表格範本等等,還有好多好多實用功能,通通都藏在這個萬用鍵裡。

圖片來源:Google

甚至當你不需要連結任何項目時,輸入 @ 也能選擇檢查清單、項目符號清單、編號清單等,超級萬能!

字數統計:文字工作者必備

字數統計是文字工作者必備的功能,但是你也有不想一直被字數綁架的時候嗎?想要專心完成寫作,卻一直忍不住盯著字數變化嗎?

別擔心!使用Google文件,你可以自由選擇,要在寫完長篇文件(如小說、劇本)後再統計字數,或在輸入短篇文件(如新聞報導、演講稿)內容時,就一邊統計字數,確保最後能寫出符合字數規範的內容。

  • 統計長篇文件字數方法:在頁面頂端按下 [工具]> [字數統計]。
  • 輸入內容時統計字數方法:勾選 [輸入內容時顯示字數] > [確定]。
  • 如果要隱藏字數統計,請在左下方的文字統計方塊,點選 [隱藏字數]。

語音輸入:懶人救星?

懶得打字,或是打字慢的朋友,一定會愛上 Google 文件的語音輸入功能!

在 Google Docs 中,可以透過語音功能,來輸入或編輯文件內容。如果不小心講錯,只要直接把游標移到錯誤的地方,就能馬上修正,不必關閉麥克風。更厲害的是,只要在字詞上按一下滑鼠右鍵,就能查看建議的字詞清單。

語音輸入方法:

  • 先確保麥克風能正常運作。
  • 在 Google 文件中,依序按 [工具] > [語音輸入],系統隨即會顯示麥克風方塊。
  • 要開始說話時,請點選麥克風,以適中的音量和速度清楚說話。
  • 完成後,請再次點選麥克風。

「探索」功能:Google 文件的內建瀏覽器

寫作時,常常需要一邊搜尋參考資料或圖片素材,要一直切換不同視窗或頁面,是不是很麻煩呢?使用 Google 文件,可以幫你省去這個麻煩!

其中「探索」功能就像是內建的瀏覽器一樣,開啓後會在頁面的右邊出現一個欄位,可以快速搜尋網路或雲端硬碟、加入引用註解,或是直接貼上找到的圖片,全程都不需要離開 Google Docs,相當方便!

Docs 開啟線上會議:分享畫面無死角

線上開會,不像實體會議室,沒有投影螢幕怎麼辦?上一篇文章,我們介紹過最好用的視訊會議軟體— Google Meet,它能跟 Google Workspace 其他應用無縫接軌,打造高效率的團隊協作模式,在 Google 文件、試算表或簡報中,直接就能開啓線上會議。

這個功能比實體投影幕好用太多了,直接跟線上的與會者分享檔案畫面,還不必擔心有人坐太後面看不清楚呢!

修訂建議:團隊協作超順暢

多人協作一份文件時,常常搞不清楚哪部分是原有的,哪部分又是誰新增的嗎?

那你一定要試試 Google Docs「修訂建議」這個團隊協作的法寶!在畫面右上角,可以找到一個「鉛筆 」圖標,點開後有「編輯」、「建議」和「檢視」三個選項。

當多人協作時,選擇「建議」模式,就非常好用!在不變更原始文字的情況下,團隊成員就能在文件中提出修訂建議,新增的所有內容,都會清楚呈現在文件右側,不同成員會顯示獨自的註釋框框。

在文件修訂完成後,文件的擁有者可以選擇接受、拒絕或回覆這些更改的建議,如果選擇核准建議的話,系統就會依照建議去修改原始的文字。

版本紀錄:讓資料夾保持整齊的祕密武器

細心寫了好多個版本的草稿,改了又改的企劃案,不用再傻傻分開存檔啦!

因爲 Google Docs 能讓你在雲端硬碟中,將所有草稿儲存在同一個檔案裡,方便查閱,或甚至將檔案還原到先前的版本。

這個功能最大的優點,就是可以隨時查看、刪除、下載,不論使用何種裝置,都能輕鬆取得任何版本的檔案,還能回顧先前版本中不同使用者的註解呢!

每個參與協作的使用者名稱旁邊,也會有一種獨特的代表顏色,系統會自動用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做過的編輯動作。

查看版本記錄方法:

  • 在 Google Docs 中,依序按下 [檔案] > [版本記錄] > [查看版本記錄]。
  • 按一下時間戳記,就能查看之前的檔案版本。

範本檔:專業範本快速套用

在構思履歷表、預算表和訂單這類重要文件時,不知道怎麼開始寫嗎?或者是同一套表單、文件設計,常常需要重複使用嗎?

Google 文件內建多種用途的範本,像是個人簡歷、信件、專案報告、手冊…等,可供用戶自由選擇,既方便又美觀,不用自己一步一步寫。

如果是企業內部自有一套常用的表單,或文件架構格式,也可以就此儲存成範本。每次要用時,只要套用範本,就可以直接輸入文字就好,超級節省時間。

轉檔/下載:多種文檔格式選擇

用 Google 文件來處理文書工作很方便,不過有時候客戶或往來企業需要跨平台的 docx 或 pdf 格式怎麼辦?

在「檔案」>「下載」中,就可以找到 Google Docs 所支援的各種轉檔選項,讓用戶自由選擇 Google 文件的導出格式,包括 docx、odt、rtf、pdf、txt、html 和 epub 等。

總結

你發現了嗎?

Google Docs 除了超適合協作以外,還跟 Google Workspace 旗下的多個應用程式能完美整合,包括 GmailGoogle Meet 和 Google Sheets 等等,許多使用者都表示只要一用上了就離不開啦!持續關注網站最新文章,我們會定時發佈更多實用的Google Workspace使用技巧,或你也可以直接跟 MoBagel 團隊聯繫,了解企業導入Google Workspace方案有哪些最新優惠!

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