傳統的文書處理軟體，一次只能有一位編輯者，想要跟同事協作，還要先透過 USB 轉給同事，不同人改過的不同版本又要分開存檔，有夠麻煩！有沒有更方便團隊協作的文書整理方法呢？
走在技術前沿的 Google，為企業提供一套能在雲端編輯文件的文書處理器— Google 文件 （Google Docs），在任何裝置上都能即時建立及協作處理線上文件。
本篇文章將介紹十個實用的 Google Docs 使用技巧，讓你的文書處理工作省下大把時間，工作效率大大提升！
開啟新文件的超省時祕技
開一個新的 Google 文件其實只要幾秒鐘？
一般要開啟一個新的 Google 文件，都會先開 Google Drive，然後再建立一個 Google 文件檔。但是這裡其實有個可以秒開啓 Google Docs 的小祕訣，那就是在瀏覽器的網址列，直接輸入「doc.new」或「docs.new」，就可以自動打開一個新的 Google Docs文件。是不是很方便！
輸入「@」：文書界的萬用鍵
一打開 Google 文件，會看到一行提示「輸入 @ 即可插入項目」，這是什麼意思呢？Google Docs 的使用者，第一個一定要認識的，就是這個厲害的萬用鍵！只要在文件任一處，輸入「@」符號，就能開啓一串智慧選單。
它可以用來標記其他同事、建立文件/簡報/試算表、日曆活動、會議記錄、e-mail 草稿、圖片、超連結、標題，或是新增用來追蹤專案的項目與表格範本等等，還有好多好多實用功能，通通都藏在這個萬用鍵裡。
甚至當你不需要連結任何項目時，輸入 @ 也能選擇檢查清單、項目符號清單、編號清單等，超級萬能！
字數統計：文字工作者必備
字數統計是文字工作者必備的功能，但是你也有不想一直被字數綁架的時候嗎？想要專心完成寫作，卻一直忍不住盯著字數變化嗎？
別擔心！使用Google文件，你可以自由選擇，要在寫完長篇文件（如小說、劇本）後再統計字數，或在輸入短篇文件（如新聞報導、演講稿）內容時，就一邊統計字數，確保最後能寫出符合字數規範的內容。
- 統計長篇文件字數方法：在頁面頂端按下 [工具]> [字數統計]。
- 輸入內容時統計字數方法：勾選 [輸入內容時顯示字數] > [確定]。
- 如果要隱藏字數統計，請在左下方的文字統計方塊，點選 [隱藏字數]。
語音輸入：懶人救星？
懶得打字，或是打字慢的朋友，一定會愛上 Google 文件的語音輸入功能！
在 Google Docs 中，可以透過語音功能，來輸入或編輯文件內容。如果不小心講錯，只要直接把游標移到錯誤的地方，就能馬上修正，不必關閉麥克風。更厲害的是，只要在字詞上按一下滑鼠右鍵，就能查看建議的字詞清單。
語音輸入方法：
- 先確保麥克風能正常運作。
- 在 Google 文件中，依序按 [工具] > [語音輸入]，系統隨即會顯示麥克風方塊。
- 要開始說話時，請點選麥克風，以適中的音量和速度清楚說話。
- 完成後，請再次點選麥克風。
「探索」功能：Google 文件的內建瀏覽器
寫作時，常常需要一邊搜尋參考資料或圖片素材，要一直切換不同視窗或頁面，是不是很麻煩呢？使用 Google 文件，可以幫你省去這個麻煩！
其中「探索」功能就像是內建的瀏覽器一樣，開啓後會在頁面的右邊出現一個欄位，可以快速搜尋網路或雲端硬碟、加入引用註解，或是直接貼上找到的圖片，全程都不需要離開 Google Docs，相當方便！
Docs 開啟線上會議：分享畫面無死角
線上開會，不像實體會議室，沒有投影螢幕怎麼辦？上一篇文章，我們介紹過最好用的視訊會議軟體— Google Meet，它能跟 Google Workspace 其他應用無縫接軌，打造高效率的團隊協作模式，在 Google 文件、試算表或簡報中，直接就能開啓線上會議。
這個功能比實體投影幕好用太多了，直接跟線上的與會者分享檔案畫面，還不必擔心有人坐太後面看不清楚呢！
修訂建議：團隊協作超順暢
多人協作一份文件時，常常搞不清楚哪部分是原有的，哪部分又是誰新增的嗎？
那你一定要試試 Google Docs「修訂建議」這個團隊協作的法寶！在畫面右上角，可以找到一個「鉛筆
當多人協作時，選擇「建議」模式，就非常好用！在不變更原始文字的情況下，團隊成員就能在文件中提出修訂建議，新增的所有內容，都會清楚呈現在文件右側，不同成員會顯示獨自的註釋框框。
在文件修訂完成後，文件的擁有者可以選擇接受、拒絕或回覆這些更改的建議，如果選擇核准建議的話，系統就會依照建議去修改原始的文字。
版本紀錄：讓資料夾保持整齊的祕密武器
細心寫了好多個版本的草稿，改了又改的企劃案，不用再傻傻分開存檔啦！
因爲 Google Docs 能讓你在雲端硬碟中，將所有草稿儲存在同一個檔案裡，方便查閱，或甚至將檔案還原到先前的版本。
這個功能最大的優點，就是可以隨時查看、刪除、下載，不論使用何種裝置，都能輕鬆取得任何版本的檔案，還能回顧先前版本中不同使用者的註解呢！
每個參與協作的使用者名稱旁邊，也會有一種獨特的代表顏色，系統會自動用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做過的編輯動作。
查看版本記錄方法：
- 在 Google Docs 中，依序按下 [檔案] > [版本記錄] > [查看版本記錄]。
- 按一下時間戳記，就能查看之前的檔案版本。
範本檔：專業範本快速套用
在構思履歷表、預算表和訂單這類重要文件時，不知道怎麼開始寫嗎？或者是同一套表單、文件設計，常常需要重複使用嗎？
Google 文件內建多種用途的範本，像是個人簡歷、信件、專案報告、手冊…等，可供用戶自由選擇，既方便又美觀，不用自己一步一步寫。
如果是企業內部自有一套常用的表單，或文件架構格式，也可以就此儲存成範本。每次要用時，只要套用範本，就可以直接輸入文字就好，超級節省時間。
轉檔/下載：多種文檔格式選擇
用 Google 文件來處理文書工作很方便，不過有時候客戶或往來企業需要跨平台的 docx 或 pdf 格式怎麼辦？
在「檔案」>「下載」中，就可以找到 Google Docs 所支援的各種轉檔選項，讓用戶自由選擇 Google 文件的導出格式，包括 docx、odt、rtf、pdf、txt、html 和 epub 等。
總結
你發現了嗎？
Google Docs 除了超適合協作以外，還跟 Google Workspace 旗下的多個應用程式能完美整合，包括 Gmail 、Google Meet 和 Google Sheets 等等，許多使用者都表示只要一用上了就離不開啦！持續關注網站最新文章，我們會定時發佈更多實用的Google Workspace使用技巧，或你也可以直接跟 MoBagel 團隊聯繫，了解企業導入Google Workspace方案有哪些最新優惠！