Google Sheets 試算表:聰明工作法的十個必學技巧

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使用試算表來管理工作項目,已經是現今職場必備的基本技能了,各種表單、報告、數據、時間軸等統計資料都需要靠試算表來處理。

那麼,一定有人想問:Google Sheets 試算表和 Excel 哪個更好用?

其實要回答這個問題,可以回歸到這兩個軟體當初的設計理念。

在 2006 年誕生的 Google 試算表,是爲了適應新時代的辦公模式而產生的,主打簡易、便利和協作等特性,能迅速跟 Gmail、Google 文件、日曆、雲端硬碟等 GWS 的其他應用程式整合,還加入了遠距團隊合作常會用到的即時視訊會議功能,且隨時隨地都能透過多個裝置,和多個使用者來協作,操作的介面也比Excel簡單易上手,就算是團隊的新人也能快速進入狀況。

而 Excel 更強調的它的運算功能,可以處理比較進階的公式或圖形,不過它複雜的運算方式,當然對初學者來說也會相對吃力,軟體設計更少了協作的元素,比較適合單機獨自作業。當然兩者是可以搭配使用的,一般作業或需要與同事協作的項目,用 Google Sheets 會簡單方便很多,如果要處理 500 萬個儲存格以上的超大項目或產出特殊圖表類型(如 3D 金字塔圖表等),就可以用 Excel。 不過這篇文章我們會專注在日常工作中更實用的 Google 試算表,讓你不管你是職場老手還是新手,都可以用更聰明的方法來處理工作,建立自動化的表格,就算與多人協作也不怕出錯!

快速開啓新文件

開啓一個新的試算表,就跟開啓一個新的 Google 文件一樣簡單,只要在瀏覽器網址列輸入“Sheet.new” 或 “Sheets.new”,就能快速產生一個新的 Google Sheets。

凍結欄位:方便捲動查看

一長串表格,欄列數不斷增加,在捲動頁面時往往就把表頭給淹沒了。

這時我們可以使用「凍結欄位」的功能,讓某些窗格的資料在試算表捲動時,仍固定在原位上,方便查閱。如此一來不管表格有多長,都不用再來來回回地滑動才能查看啦!

凍結欄位方式

  • 選取要「凍結」或「取消凍結」的資料欄列,再依序按下頂端的 [查看] > [凍結],選取要凍結的欄數或列數。
  • 如果要取消凍結,可選 [0 列] 或 [0 欄]。

建立篩選器:快速檢視重要資訊

資料一堆但又不是每筆都重要,都還沒找到重要資訊,就已眼花繚亂了嗎?同事分享或協作的表單,不是以你順眼的方式呈現,但又沒權限去變更檔案嗎?其實只要自訂篩選器,就可輕鬆篩選出要找的資訊,只顯示出符合指定條件的項目,而且還不會變動到原本的檔案。

更棒的是,你還可以選擇在其他同事開啓你的試算表時,只向他們顯示特定的篩選器,更可以讓多位不同使用者看到不同的篩選器畫面,這對於團隊協作來說,真的是太重要的功能了!

建立篩選器方法

  • 選取儲存格範圍,依序按下 [資料] > [建立篩選器]。
  • 接著就會在儲存格範圍的頂端,看到「篩選器」圖示,按下後可以選擇依條件、依值、依顏色,或依輸入搜尋的資料點,來篩選找出資料。

以下圖的電影清單爲例,如果我們只想找出 2013 年發行的電影,那就在發行年(Release)的欄位建立篩選器,然後搜尋 2013,就可在試算表中只顯示 2013 年的電影。

如果你只有查看試算表的權限,也還是可建立暫時性的篩選器,讓篩選過的資料只套用到你的個人檢視畫面。

設定方式

  • 依序按下 [資料] > [篩選器檢視畫面] > [建立新的篩選器檢視畫面]。
  • 排序並篩選出所需資料,我們以下圖爲例,建立了一個2013年喜劇片的篩選器檢視畫面,馬上就從五百部電影中,挑選出15部符合條件的影片。
  • 當要關閉篩選器檢視畫面時,按右上角的叉叉,資料又會恢復原狀。

下拉選單:輕鬆管理專案

多人協作一份報表或進度表時,總是有人搞不清楚格式,最後都填得一團亂。如果把儲存格做成下拉選單的形式,就可以有統一的格式,例如像是專案的狀態,可以設定固定只能填「處理中、暫緩中、緊急、結案」,或固定只能寫團隊成員姓名等,這樣才不容易出錯。

建立下拉式清單方式

  • 選取要建立下拉清單的儲存格,依序按下[資料] > [驗證資料]。
  • 在「條件」旁邊,選擇下列其中一個選項:
    •  範圍內的清單:選擇要納入清單的儲存格。
    • 項目清單:輸入項目並以半形逗號分隔。
  • 你所設定的儲存格會顯示向下箭頭

保護工作表:分享、協作不出錯

多人協作編輯表格時,總有不小心誤改的風險,但在 Google Sheets 中,可以避免這種情況。

如果做了保護設定,使用者就不能變更試算表內容,但仍可以列印、複製、貼上、匯入及匯出受保護試算表的複本。

保護工作表方法

  • 按下 [資料] > [保護的工作表和範圍],右側會隨即開啟方塊。
  • 按下 [新增工作表或範圍],或編輯現有保護項目,再按 [設定權限] 。

開啓視訊會議:即時分享工作進度

前幾篇文章,我們介紹過最好用的視訊會議軟體—Google Meet,在 Google 文件、試算表或簡報中,可開啓視訊會議隨時線上討論,還能同時分享畫面,是遠距團隊協作的法寶。不管是 Google Docs 還是 Google Sheets,都是從視窗右上角,就能直接找到 Meet 的圖示!

行列轉換:靈活操作表格

整理資料時,「複製貼上」是常用的基本動作,在 Google Sheets 中除了可將原儲存格的格式、公式等比照複製貼上外,還可將欄與列轉置。

也就是說,使用右鍵選擇要複製的儲存格,然後再按右鍵的「選擇性貼上」的話,原本在某一欄的資訊就可以轉換成某一列的資訊,讓使用者更靈活地處理表格。

產生圖表:數據分析一目瞭然

在製作報表時,爲了讓數據更清楚呈現,常會需要把資料整理成折線圖、圓餅圖等圖表,使用 Google Sheets 最方便的就是有多種圖表可選,只要點擊畫面右下的「探索」功能,就會自動生成各式統計圖表。選取製作圖表所需的儲存格,依序按下 [插入] > [圖表]即可。

巨集:省時省力的自動化操作

Google 試算表已經有了方便的範本庫可參考,還有許多貼心的實用設計,但身爲 Work Smart 一族,總要不斷追求更方便更省力的方法來製作試算表吧?常常使用試算表的人,絕對不能錯過 Google Sheets 中「錄製巨集」的功能!

在整理大量資料時,可能同時有好幾份表格要整頓成相同規格,原本要花上大把時間精力來做重複性的調整,只要使用「巨集」,就能將這些操作自動化。「錄製巨集」是可以在錄製期間內,把所有使用者對試算表執行的操作都記錄下來,就像是讓系統幫你生成一個機器人一樣,在試算表中使用巨集自動執行重複的工作。

錄製巨集方法

  • 點選 [工具] > [巨集] > [錄製巨集],便會看到下方提示巨集正記錄試算表上的每個動作。
  • 選取要使用的儲存格參照類型,選擇「絕對參照」會按錄製的指定儲存格做相同操作;「相對參照」,則會按操作時的相對位置進行自動化操作。
  • 完成錄製工作後,可爲巨集命名,並 [儲存]。
  • 日後使用,只要依序按下 [工具] > [巨集] > [你的巨集名稱] 即可執行巨集。

範本

公事上常用的帳單、預算表和訂單等重要文件,通常需要制式化的表格,不知道怎麼設計這種既專業又整齊的表單嗎?Google Sheets 很貼心的提供了一個範本庫,舉凡各類商業表單、時間軸,都有精美的樣式可做參考選擇,而不用自己打,節省腦力。

如果公司已自有一套制式的表格、試算表設計,經常重複使用,也可依序按下[檔案] > [建立副本],將它們儲存成範本,隨時快速套用。

轉檔下載:多重格式可選

Google Sheets 固然好用,但跟外部機構或客戶合作時,難免需要配合對方慣用的格式,轉存成像是 Excel 之類的格式。其實 Google 試算表轉檔是很方便的,可以下載成常見的統計軟體格式,像 xlxs、ods、pdf、html、csv 和 tsv 等。

總結

Google 試算表不只讓統計資料更方便,還適應了混合辦公時代的工作模式,隨時隨地都能與 Google Workspace 旗下的多個應用程式整合,包括 Gmail 、Google Meet 和 Google Docs 等,所有工作都不需要離開 Google Workspace!

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