Google Workspace

個人 Gmail 和企業信箱 Gmail 有哪些差異?升級 Google Workspace 好處多多!

By 2022年12月5日 No Comments

現代人手一個 Gmail 帳號是稀鬆平常的事,因爲 Google 的操作介面夠直觀方便,許多人早已習慣用 Gmail 來打理各種私人和工作事務。尤其是那些從學生時代就擁有 Gmail 帳號的使用者,進入社會工作後,郵件往來的對象慢慢從同學朋友,轉變成工作上遇到的專業人士居多。

如果你有從學生晉升專業的需求,也希望雲端空間容量更大,最好還能跟工作的夥伴有個方便雲端辦公協作的平臺,那這時就務必要考慮升級成企業版的 Gmail!不僅不用重新適應其他 E-mail 供應商的操作邏輯,還能獲取許多專爲提升工作效率打造的雲端辦公工具,以下就讓我們來看看,個人版 Gmail 升級成企業版 Google Workspace 有哪些好處吧!

個人版 Gmail   VS.   企業版 Gmail

個人版 Gamil企業版Gmail
產品定位個人應用專業應用
網域顯示username@gmail.comusername@企業網域
(例如:username@mobagel.com)
雲端空間15GB30GB/2TB/5TB/無限量
(依企業需求選擇方案
帳號所有權個人企業
資料存取權帳密擁有者企業後臺管理員
資料共享資料為個人所有,
由用戶個別設定共享的權限
資料為企業所有,
可選擇設定特定企業網域的共享權限
有人員異動時可能失去帳號的全部資料或存取權,需重新註冊可由後臺管理員來保存或遷移資料
帳號及網域管理平台Google Admin Console
管理員平台
強化資安管理Google Admin Console
管理員平台
客服/技術支援Google客服(英文)
經銷商額外服務(中文)
免費依使用者需求選擇方案及費用

使用 Google Workspace(舊稱 G Suite)和企業信箱的優勢

優勢一:不只有信箱服務,還有一系列雲端辦公協作服務

Google Workspace(舊稱 G Suite)不只有提供 Gmail 信箱服務,還整合了多種雲端辦公協作的服務,也就是說,在同一個 Google Workspace 的工作空間中,就能使用各式各樣的辦公工具,大幅節省切換視窗或軟體的麻煩!像是從 Meet 發起視訊會議,在不同專案中標記同事並於 Drive 共享資料,開啟 Calendar 和Tasks 安排工作進度,隨時在 Keep 筆記重要事項,並與同事協作 DocsSheets 等,一整天都不需離開 Google,隨時隨地都能完整體驗雲端工作的便利,尤其對於線上遠距或混合辦公的團隊來說,絕對是一大福音!

優勢二:有效管理團隊成員,檔案共享更方便

爲了企業而生的 Google Workspace,有卓越的團隊管理功能,因此相較於免費的個人 Gmail 信箱,企業 Gmail 在資訊共享、檔案協作和內部權限管理方面,都更加便利有彈性!

例如,當公司人數漸多時,協作或共用檔案就會變得越麻煩。如果是使用個人 Gmail 信箱,就必須個別去設定分享檔案,要分享給幾個人就要設定幾次,而無法一次網羅,而且帳號及資料爲個人所擁有,一旦有人員離職或調動,就會有資料遺失、外洩或無法取回的風險。而企業 Gmail 信箱則可把檔案的存取權,直接預設為公司網域下的全體或部分成員,也可透過後台管理員來統一管理異動人員的帳密與信箱資料,以方便移交或共享給接手的相關人員。

優勢三:有強大又易於上手的管理員後台,資安設定輕鬆搞定

Google Workspace 設計了強大的 Admin Console 管理員後台,讓沒有 IT 背景的人員,也能輕鬆上手操作。

除了可以在後台新增、刪減用戶帳號外,還可以為用戶設定不同的網域別名,另外還能進行安全性設定,檢視資安報表,並要求員工啓用「兩步驟驗證」,防止企業信箱在未授權的情況下遭到外部竊取資料。此外,部分 Google Workspace 版本還有電子蒐證 (eDiscovery) 跟保管箱 (Google Vault) 的功能,提供進階的安全機制,對於資料保留、加密、遺失防護等,企業都可針對網域中的全體或部分單位來設定信箱資料的保留規則,並提供法務部門重要資訊。

優勢四:超大雲端空間,團隊共用雲端硬碟

個人版 Gmail 的用戶僅有 15G 的雲端空間,而企業版的 Google Workspace 用戶則是最低就有 30G 起跳,企業可以依照團隊的規模和公司的需求,彈性選擇方案,晉升讓每位使用者擁有 2TB 或 5TB 的空間,甚至是無限容量!如果升級至 Standard 以上的版本,Google Workspace 還提供「共用雲端硬碟」,可用來儲存、搜尋及存取團隊的檔案。共用雲端硬碟中的檔案,是由整個團隊共有,即使有個別成員離開團隊,檔案還是會留存在共用的雲端硬碟中。這項功能適合同時參與同一項專案或特定活動的團隊成員,也適合存放經常重複使用的範本或全公司都要用的檔案,還可以爲高度機密的檔案設定額外的安全防護機制。除了安全性高外,也相當便利。

怎麼申請企業版 Gmail?

企業版 Gmail 是 Google Workspace(舊稱G Suite)旗下提供的其中一項服務,也就是說,只要付費升級至企業版 Google Workspace 後,包括 Gmail 企業信箱、視訊會議、雲端空間、安全控管機制…等衆多其他雲端辦公服務,都會包含在 Google Workspace 的價格方案內,不用額外付費!

只要擁有企業專屬的網域,MoBagel 行動貝果都能針對您的企業規模、團隊人數和辦公需求,提供專業的導入建議,選擇最適合您的 Google Workspace 方案,並提供多種 Google Workspace 遷移工具,協助您將先前的電子郵件從原本的環境 (如 Microsoft®、IBM® Notes® 等系統) 匯入 Google Workspace。

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